Behandelen van aanvragen voor reproducties

Beschrijving

De burger stelt aan Archief Gent de vraag om een reproductie te maken van originele archiefbescheiden. De aanvrager vult een formulier in met de specifieke aanvraag wat gereproduceerd moet worden. Na reproductie wordt het bestand via mail/WeTransfer doorgestuurd. Dit gebeurt tegen betaling. Aanvragers ondertekenen hiervoor een aanvraagformulier reproductie. Deze aanvraag wordt voor interne doeleinden ook geregistreerd in het reproregister (Excel-bestand).

Gegevens

Over wie?

Burger die reproductie aanvraagt.

Welke persoonsgegevens?

• 3-00 Persoonlijke contactgegevens
• 4-00 Financiële en fiscale gegevens

Welke gevoelige persoonsgegevens?

Er zijn geen gevoelige persoonsgegevens van toepassing.

Rechtmatigheid

Type

Taak van algemeen belang of uitoefening van het openbaar gezag

Verduidelijking

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, Art. 2 (beantwoorden van vragen en meldingen van de burger uit het oogpunt van dienstverlening aan deze burger).

Ontvangers

• Departement Financiën

Bewaartermijn

Vernietigen na versturen van de reproductie naar de burger. Het interne reproregister wordt permanent bewaard voor statistische doeleinden (de persoonsgegevens worden verwijderd).