Ombudsvrouw, centraal aanspreekpunt voor tweedelijns klachten

Beschrijving

De Ombudsvrouw/man kan onafhankelijk klachten behandelen die betrekking hebben op de dienstverlening van een stadsdienst, het OCMW van de Stad Gent, de lokale Politiezone Gent, intern of extern verzelfstandigde agentschappen van de Stad Gent of van voornoemd OCMW, sociale woningmaatschappijen of verenigingen, bedrijven of andere entiteiten waarin de Stad Gent participeert, zoals intercommunales of intergemeentelijke samenwerkingen. De Ombudsvrouw/man behandelt een klacht van een verzoeker over de dienstverlening van een orgaan of dienst pas in tweede lijn, dus wanneer die zelf de klacht bij dat orgaan of die dienst niet opgelost krijgt. Anonieme klachten zijn uitgesloten in deze tweedelijnsbehandeling bij de Ombudsvrouw/man. De verzoeker kan aan de Ombudsvrouw/man wel vragen anoniem te blijven voor de bij de klacht betrokken dienst(en).

Gegevens

Over wie?

Betrokkene en eventueel tussenpersoon van de betrokkene.

Welke persoonsgegevens?

• A1: Persoonlijke identificatiegegevens
• B. Contactgegevens

Welke gevoelige persoonsgegevens?

Er zijn geen gevoelige persoonsgegevens van toepassing.

Rechtmatigheid

Type

Wettelijke verplichting

Verduidelijking

Reglement over de werking van de dienst van de Ombudsvrouw/man, goedgekeurd door de Gemeenteraad van 25 april 2016. Decreet Lokaal Bestuur, Art. 302: Zowel de gemeenteraad als de raad van maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling.

Ontvangers

• Betrokken administratie
• Bevoegde Ombudsdienst

Bewaartermijn

Wisselend. Selectielijst Vlaamse steden en gemeenten: 202.04.05 Dossiers van de loketfunctie (Het geven van eerstelijns praktische inlichtingen en doorverwijzen): vernietigen na 1 jaar. Klachten: 301.01.04 Na de definitieve afhandeling van de klacht en de afloop van alle beroepsmogelijkheden vernietigen op voorwaarde dat de klacht in detail is opgenomen in het klachtenregister. Klachtendossiers worden na afhandeling van de klacht en aflopen van de beroepstermijn in het klachtenregister opgenomen. De dossiers worden nadien vernietigd. Het klachtenregister wordt permanent bewaard.