Registreren en beheren van aanwinsten

Beschrijving

Elke overdracht of schenking (= alle aanwinsten) worden geregistreerd in een aanwinstenregister (Excelbestand). Naam/adres/e-mailadres worden genoteerd bij interne overdrachten maar ook bij schenkingen van privépersonen. Daarbij wordt een indicatie gegeven van inhoud en hoeveelheid. Er zijn ook private aanwinsten, die worden naast het register ook afgesproken in een eenzijdige intentieverklaring tot handgift (schenkingsdossier) en/of een formulier private schenking.

Gegevens

Over wie?

Interne medewerker die een overdracht doet of burger die een schenking doet.

Welke persoonsgegevens?

• 2-00 Professionele contactgegevens
• 3-00 Persoonlijke contactgegevens

Welke gevoelige persoonsgegevens?

Er zijn geen gevoelige persoonsgegevens van toepassing.

Rechtmatigheid

Type

Noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst

Verduidelijking

Archiefdecreet van 9 juli 2010, hoofdstuk 4, selectie en vernietiging. Artikel 89 van de GDPR. Deze registratie is noodzakelijk voor 1, praktische en inhoudelijke vragen 2. om te voldoen aan de voorwaarden (die mogelijks lang lopen) 3. om herkomst van archief te documenteren.

Bewaartermijn

Permanent bewaren voor register en eenzijdige intentieverklaring tot handgift. Formulier private schenking heeft tijdelijke administratieve bewaartermijn tot er overgegaan wordt tot een eenzijdige intentieverklaring.